 Введение
- Как не допустить ошибок при размещении рекламной кампании, которые оборачиваются потерей доверия партнеров, подрывом авторитета радиостанции и, как следствие, убыткам?
- Как с наименьшими временными и трудовыми затратами получить точную информацию, позволяющую проанализировать и объемы заказов, и тенденции рынка, и сделать выводы по работе каждого менеджера?
- Как контролировать сотрудников, сидящих на «кнопке» выхода рекламы?
- Как соединить воедино информацию отдела продаж, финансовую часть и «держать руку на пульсе»?
- Как четко подстроиться под длительность блоков в эфире центральной радиостанции, при работе в сети?
- Как обойтись минимумом сотрудников при нескольких радиостанциях и больших объемах рекламы?
Решить эти вопросы можно только комплексно, внедрив современную специализированную систему автоматизации трафик-службы.
Что такое Digiton ATM
Система Digiton ATM сводит в единую базу данных всю информацию о рекламном трафике и его финансовом учете, а так же автоматизирует работу трафик-службы и других отделов (финансового, отдела продаж, аналитического отдела).
Отличительными особенностями Digiton АТМ, которые вывели систему в лидеры среди аналогичных решений являются:- удобное, привычное и понятное пользователю отображение сетки рекламных блоков
- наглядное графическое представление заполненности каждого блока в сетке его детального содержания
- гибкая система автоматического подсчета стоимости рекламой кампании, позволяющая смоделировать любую систему скидок
- мощная подсистема аналитики, позволяющая пользователю самостоятельно составлять формы любых аналитических отчетов
- возможность размещения роликов, непосредственно в блоки, или в интервалы времени
- сетка расписания, учитывающая тип рекламной информации (джиглы, спонсор, реклама) и позволяющая программировать рекламное расписание с учетом рекламных и спонсорских категорий
- возможность сравнения отправленного на эфир расписания рекламы с протоколом эфира
- подсчет стоимости фактически оказанных рекламных услуг помесячно для составления Акта
- архитектура клиент-сервер и возможность одновременного ведения нескольких радиостанций в одной базе данных, с единой базой заказчиков.
Краткое описание работы трафик-менеджера в Digiton ATM
1. В базу данных трафик-менеджером вносится полная информация о рекламной кампании, а именно:- какой клиент, через какое рекламное агентство, какое юр.лицо, какой менеджер ведет заказ, по какому курсу и с какими скидками. (эта информация может автоматически импортироваться из «шаблона», стандартной формы медиа-плана, которую готовят менеджеры по продажам)
2. Далее трафик забивает медиа-план в сетку (или автоматически импортирует из «шаблона»). Это может быть простая кампания, состоящая из роликов в рекламных блоках, или разноплановая (и в блоках, и в новостях, и спонсорство, и игры с анонсами, и изготовление роликов). Забивать кампанию просто – система дает возможность не допустить ошибок (случайно перепутать сроки, не учесть выходные дни). Очень просто поменять и ротацию роликов.
3. Как только кампания забита в сетку, трафик получает полный расчет стоимости с учетом скидок, курсов, бартерных отношений, специфики размещения (в блоках, в программах, отдельной "строкой"). Учитывается индивидуальный подход к скидкам, компоновке спонсорства и т.п.Расчет может быть сразу распечатан в разных видах (с полной информацией, или документ, где фигурирует только, необходимый минимум для подписания контракта), что позволяет индивидуально подходить к каждому заказу и клиенту. Можно автоматически получить документы для заключения договоров, подписания документов.
Работа с расписанием рекламы
Описанные выше этапы повторяются несколько раз в день для каждого заказа. Рабочий день трафик-менеджера заканчивается генерацией расписания рекламы на следующий день. Плей-лист рекламы генерируется автоматически с учетом специфики размещения и типа рекламной информации. Ролики автоматически сортируются, распределяются (в зависимости от приоритета и с учетом фиксированных мест) и даже теоретически не могут потеряться. Система выделяет конфликтные ситуации (одинаковый тип деятельности, артист или диктор озвучивающий ролик, один и тот же ролик в одном блоке и т.д.). На этом этапе удобно перемещать ролики, добавлять ролики (внеплановые, срочные или «добивочные»). Можно контролировать длительность блоков (это особенно важно, если станция сетевая), автоматически блоки «подгоняются».
Плей-лист можно экспортировать в вещательный компьютер (при этом вещание может быть на любом программном обеспечении).Если на радиостанции нет системы автоматизации эфира, то расписание распечатывается и передается ответственному за выпуск. Если система автоматизации есть, то расписание экспортируется в файл, который система автоматизации импортирует в общее расписание вещания.Если рабочее место трафик-менеджера включено в вещательный комплекс SYNADYN broadcast, то трафик-менеджер может самостоятельно импортировать расписание рекламы в общее расписание вещания и контролировать выход рекламы, а так же изменять его уже во время вещания.
Digiton ATM, позволяет трафик-менеджеру сопоставлять протоколы эфира и соответствующие расписания рекламы, которые были отправлены на эфир.Завершающим моментом в размещении может стать получение трафиком протокола эфира и его анализ для выявления отклонения от медиа-плана или подтверждения безошибочного размещения.
Отчеты и аналитика
Вся внесенная информация отражается в аналитических отчетах. Можно выбрать стандартный вариант отчета, указав необходимые параметры, а можно легко настроить свой вариант и экспортировав его в Excel, дорабатывать и развивать. Например, можно проследить через какие рекламные агентства за последние несколько лет размещалась сеть магазинов, или проследить сколько каждый конкретный менеджер принес фирме за отчетный период.Отчеты можно настроить «под себя», вставив логотип и шапку документа.Любой отчет можно распечатать или импортировать в файл, для дальнейшей работы или пересылке по почте. Поддерживаются форматы Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat Reader и др.Аналитические отчеты можно получать, обработав любую выборку заказов, роликов, расписаний рекламы. Мастер построения аналитических отчетов позволит получить информацию за любой период времени и в удобной для Вас форме.
Digiton ATM - незаменимый помощник руководителя
Digiton ATM позволит коммерческому директору и руководителю отдела продаж:- постоянно контролировать трафик-службу
- управлять рекламной службой
- автоматически обрабатывать данные и получать разнообразные аналитические отчеты
- разграничить уровни осведомленности сотрудников (или отделов), путем ограничения прав доступа к информации
Digiton ATM в бухгалтерии и финансовом отделе
Digiton ATM позволит бухгалтеру : - самостоятельно заносить информацию о платежах по заказам
- мгновенно получить документы для закрытия контракта
Финансовый отдел получает возможность:- осуществлять сверку расчета стоимости рекламной кампании и сравнивать ее с суммой, указанной в Договоре
- получать точную информацию о том, на какую сумму были оказаны рекламные услуги в месяц по каждому заказу и составить Акт.
- получить список должников
Digiton ATM в отделе продаж
Подготовленный менеджером в Excel медиа-план можно отправить трафик-менеджеру, который импортирует его в базу данных Digiton ATM, отредактирует с учетом наличия свободного места и экспортирует исправленный медиаплан обратно, в Excel. Менеджер может мгновенно получить документы для подписания и закрытия контракта: медиаплан, калькуляция общей стоимости кампании, эфирная справка и Акт.Если менеджеры не имеют возможности работать в системе Digiton ATM, то трафик-менеджер может распечатать отчет из Digiton ATM о свободном месте в рекламной сетке за любой период времени.
DIGITON ATM в вещательном холдинге или рекламном агентстве
В крупных радиокомпаниях и рекламных агентствах, система используется в отделе размещения, в финансовом отделе, бухгалтерии и на рабочих местах менеджеров по продажам. Digiton ATM может служить единой информационной системой для всех структур и подразделений связанных с размещением заказов, подсчетом их стоимости, подготовкой медиа-планов, эфирных справок, калькуляции по заказу, аналитических отчетов и т.д. Система охватывает все процессы, связанные с рекламным трафиком, а так же позволяет полностью контролировать его.
Digiton ATM на телевидении
Система Digiton ATM разрабатывалась для радио, однако есть примеры успешного внедрения системы и в телекомпаниях. По телевизионным меркам Digiton ATM очень доступна, но превосходит по некоторым функциям дорогие громоздкие и сложнейшие при внедрении импортные системы.
Основные принципы Digiton ATM
Шаблон расписания и программирование
Шаблон расписания представляет собой сетку рекламных блоков на каждый день недели, а так же специальные дни (профилактика, праздник и т.д.), с описанием их структуры, то есть порядка следования категорий в блоке. Даты праздников, профилактик и любых других дней с особой сеткой рекламы, то есть «специальных дней», описанных в шаблоне предварительно задаются в «Календаре событий».Digiton ATM использует понятие «категория», аналогично тому, как это сделано в музыкальных ротаторах, то есть каждый ролик принадлежит к одной из категорий и шаблон представляет собой порядок следования категорий в блоках. Пользователь самостоятельно определяет название и количество категорий. Шаблон так же позволяет наложить дополнительные условия, например, ограничение максимального количества роликов той или иной категории (например, можно поставить условие, что ролика категории «спонсор» может быть не более одного), а так же условия автоматического заполнения для джинглов (например, открывающие и закрывающие джинглы, «открывашки» промо-рекламы и т.п.).
Возможность описать в шаблоне расписания не просто сетку с началом и окончанием каждого рекламного блока, а полностью структуру всего коммерческого эфирного времени дает новые возможности и удобство в работе.
Пример 1. При размещении ролика определенной категории система покажет только те блоки, в которых существует эта категория.
Пример 2. При размещении ролика спонсора погоды система покажет полностью заполненными все те блоки, в которых есть один хотя бы один спонсор погоды (если в шаблоне мы указали, что может быть только один ролик категории «спонсор погоды»). В противном случае пришлось бы просматривать все блоки, где есть свободное место и для выяснения того, есть ли уже в блоке спонсор погоды или нет.
Пример 3. Вы запланировали выход ролика в интервал времени, который включает несколько рекламных блоков. При генерации расписания система сначала определяет рекламный блок, в котором выйдет ролик, а после и позицию ролика в блоке. Позиция ролика в блоке будет соответствовать его категории. Если при планировании блок был спозиционирован (первый или последний в блоке), то приоритет будет у правила позиционирования.
Планирование с точностью до интервала
Размещение же роликов с точностью до интервала времени дает большие возможности и гибкость. Размещение с точностью до интервала времени позволяет безболезненно перераспределять ролики в случае изменения шаблона расписания рекламы. Шаблон Вы можете изменить сами по каким-то объективным причинам, а если Вы ретранслируете программу, то шаблон может меняться каждый день по независящим от Вас причинам.
Приоритет заказа
В Digiton ATM предусмотрен механизм приоритетов. Каждому заказу назначается определенный приоритет. Пользователь самостоятельно определяет количество уровней приоритета, регулируя гибкость работы механизма приоритетов.
Пример 4. Бартерному заказу Вы можете присвоить самый низкий приоритет, и он будет размещаться при генерации расписания рекламы в последнюю очередь. Если Вы разместите бартерные ролики с точностью большого интервала времени (например, сутки), то они просто заполнят свободные места в рекламных блоках.
Пример 5. Неожиданно появился новый VIP заказчик, который заплатил за выходы своих роликов двойную цену но за это попросил с точностью до блока разместить его выходы, хотя не во всех этих блока есть свободное время. В этом случае Вы назначаете заказу самый высокий приоритет (или специально создаете новую градацию «очень высокий» и ставите ее на первое место в таблице с описанием приоритетов) и размещаете ролики в требуемые блоки. Так как приоритет заказа самый высокий, то ролики гарантированно займут место в указанных Вами блоках, Вам не потребуется самостоятельно раздвигать и перекидывать ролики по блокам, система сделает это автоматически при генерации расписания.
Подсчет стоимости заказа и механизм скидок
Система автоматический подсчитывает стоимость заказа, позволяет учитывать не размещаемые услуги (изготовления различных роликов, спонсорство и т.д.), а так же предоставляет гибкий механизм скидок и добавочных коэффициентов:- за позиционирование ролика в блоке
- за общий хронометраж заказа
- за общую стоимость заказа
- коэффициент, зависящий от категории ролика (обычная реклама или спонсор)
- специальная скидка для «подгонки» заказа под определенную стоимость
- скидка клиента (каждому заказчику возможно назначить его персональную скидку)
Digiton ATM позволяет размещать бонусные ролики, которые не будут учитываться при подсчете стоимости кампании.Прайс-лист может быть посекундным или для базовой длительности ролика (например, 30 секунд) с коэффициентами для расчета роликов, меньшей или большей длительности.
При подсчете стоимости заказа скидки могут складываться или применяться последовательно.
Прайс-лист |
